Программы 

Бессодержательный написать нам отправить копию. Копия и скрытая копия в электронной почте. Типы получателей письма

Тамара Воротынцева – директор по развитию тренинговой компании «БИЗНЕС ПАРТНЕР» (Москва). Практикующий бизнес-тренер, автор книги «Строим систему обучения персонала» и публикаций в деловых изданиях России, Казахстана и Украины. Создатель интернет-рассылки: «E-mail переписка в бизнесе» на сервере subscribe.ru! Книга является практическим пособием для деловых людей, ведущих активную переписку с клиентами и партнерами. В ней представлены инструменты, которые помогут сделать электронное общение эффективным, оптимальным по времени и результату, максимально соответствующим нормам и правилам, принятым в современном деловом сообществе. Автор дает практические советы, иллюстрирует свои наблюдения случаями из жизни, приводит аргументированные выводы. Текст книги богат узнаваемыми примерами реальной деловой переписки. Автор делится своими наблюдениями, приемами, «хитростями», которые способны существенно повлиять на эффективность и результативность делового электронного письма. Если вы – деловой человек и для вас важно писать оперативно, лаконично, грамотно, в соответствии в правилами хорошего делового тона, – эта книга станет вам надежным помощником.

Книга:

Работая с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»), помните, что это важная часть электронного письма, влияющая на дальнейшие действия участников переписки.

«Кому» («То»). В это поле помещается адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо и содержащиеся в нем сведения. От основного получателя автор письма и ждет ответ. Если в это поле помещены два адресата, значит автор письма ждет ответ от каждого или кого-то из них (имейте это в виду, если ваше имя значится в списке получателей). При этом (если вы – отправитель) имейте в виду, что включать в поле «Кому» («То») более одного адресата не очень целесообразно. На письмо, отправленное нескольким адресатам, можно не получить ни одного ответа, так как каждый будет думать, что ответит другой.


Если письмо адресовано вам, но содержит в копии других получателей, обязательно используйте при ответе кнопку «Ответить всем» («Reply ALL»)! Это позволит сохранить круг адресатов, который обозначил инициатор переписки.

«Копия» («Сс»). В это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «к сведению». Получатель в копии обычно не должен отвечать на письмо, но при необходимости может это сделать.


ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

В случае если ваше имя находится в поле «Копия» («Сс»), то, вступая в переписку, помните, что бывают ситуации, когда крайне важно быть вежливым. Используйте фразы: «Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение».

«Скрытая копия» («Всс»). Это поле в некоторых компаниях запрещено к использованию, так как является инструментом, противоречащим этическим нормам общения. Назначение этого поля – приглашение адресату стать «тайным свидетелем».

Если в вашей деловой практике принято использовать это поле в работе, учитывайте следующее. Получатель, находящийся в «скрытой копии», остается невидимым для основного получателя и для адресатов, стоящих в копии. Иногда бывает нелишним отправителю и «тайному получателю» иметь предварительную договоренность (или последующую информированность) о причине и целях такого способа информирования.


ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

«Скрытому» получателю категорически не следует вступать в переписку из этого поля.

Пациенты московского психоневрологического интерната № 30 написали обращение к руководству учреждения. В своём письме они жалуются на жестокость сотрудников, которые за ними присматривают.

"После трагедии, которая произошла в нашем четвёртом корпусе в апреле 2017 года (суицид пожилого мужчины в ночное время в отделении милосердия), к нам каждую ночь по несколько раз стали приходить сотрудники с фонарями и светить прямо в лицо. Мы полагаем, что сотрудники думают, что таким образом они охраняют наше спокойствие и безопасность. На самом деле они нарушают наш ночной сон, не говоря уже о личном пространстве. Половина отделения мучается потом бессонницей", - сказано в обращении.

Свои подписи поставили 13 пациентов (в интернатах их принято называть клиентами). Один из них - 43-летний Валерий Терентьев (он передал копию обращения Лайфу). Его диагноз - олигофрения. Он уже 15 лет живёт в интернатах, в этом - последние четыре года. Он был признан недееспособным, поэтому не может жить один. А кроме сестры, которая иногда его навещает, у него, как он говорит, никого нет.

Впрочем, по словам самих пациентов, какой бы ни был диагноз, люди, живущие в интернате, не вещи - они испытывают страдания, когда их по несколько раз за ночь будят, и чувствуют, как это унизительно и несправедливо.

История 30-го интерната не исключительная. Как следует из недавнего доклада члена Совета при правительстве по вопросам попечительства в социальной сфере Елены Клочко, светить фонарём в лицо по ночам - обычная практика во многих учреждениях такого профиля.

Сотрудники должны следить за состоянием пациентов. В комнатах почему-то нет возможности включить приглушённый свет (например, можно было бы поставить ночник). Да и вообще в комнатах нет выключателей - свет включается централизованно на всём этаже сразу. Поэтому применяют фонари. Как сказано в докладе Клочко, это один из примеров неприемлемого качества жизни в интернатах.

"Просим Вас запретить персоналу эту "ночную охоту" и проинструктировать о приемлемых способах обеспечения безопасности", - пишут отчаявшиеся пациенты.

В ответ на запрос Лайфа директор интерната № 30 Ольга Лебединская выразила готовность следить за ситуацией.

"Директором учреждения и заместителем директора по медико-социальной работе проведены дополнительные разъяснительные беседы с сотрудниками отделения по содержанию и использованию инструкций по охране жизни и благополучия проживающих в ГБУ ПНИ № 30 получателей социальных услуг. До сотрудников отделения доведена информация о персональной ответственности за нарушение прав получателей социальных услуг учреждения, а также о недопущении фактов, изложенных в обращении", - сказано в ответе Лебединской.

Описанные действия сотрудников интерната являются необоснованным вмешательством в личную жизнь получателей услуг, незаконным ограничением права на неприкосновенность частной жизни, - комментирует ситуацию юрист Анна Удьярова, к которой обратились пациенты за консультацией. - Яркий свет в лицо спящему человеку несколько раз за ночь - конечно, это можно считать и грубым обращением, запрещённым законом об основах соцобслуживания граждан.

Она отмечает, что обеспечить безопасность жителей интерната можно было с помощью более гуманных методов - например, закупить оборудование или увеличить штат сотрудников.

Жалоба дошла до руководства - что уже неплохо. Ведь зачастую обращения людей с психическими болезнями даже не рассматриваются (об этом также говорится в докладе Елены Клочко).

Другие примеры нарушений прав, которые перечислены в докладе:

У жителей психоневрологических интернатов "нет возможности в выборе места жительства, соседей по комнате, круга общения, одежды, пищи, режима дня".

У них "нет личного пространства, личного имущества".

Отсутствует "приватность при физиологических отправлениях, гигиенических процедурах, интимных отношениях".

У них нет "занятости, работы, самоопределения".

Возможно, ситуация станет лучше с появлением омбудсменов по защите прав психбольных. Пока эта инициатива только .

Психиатрические больные - это чаще всего недееспособные люди, они как дети. У них бывают опекуны, которые являются их представителями, - сказал Ян Власов, сопредседатель Всероссийского союза пациентов. - В ряде случаев опекунами становятся не совсем те люди, которые действительно занимаются защитой интересов этих пациентов. Безусловно, это особая категория пациентов, которая нуждается в защите.

Деловое общение – это свой мир со своими законами. От того как мы соблюдаем эти законы зависит многое: впечатление, которое мы производим на коллег и партнеров, продуктивность работы и даже продвижение по карьерной лестнице.

Особое место в деловом общении занимает деловая переписка, которая является повседневной обязанностью большинства офисных работников и не только. Умение правильно вести деловую переписку может стать хорошим подспорьем для заключения выгодных сделок и формирования вашего делового имиджа.

Давайте рассмотрим некоторые особенности делового письма. Итак, деловая переписка - это:

  • использование шаблонных фраз и клише
  • эмоциональная нейтральность,
  • смысловая точность и лаконичность изложения,
  • грамотно выстроенная аргументация.

Деловая переписка на английском языке – это тот же набор правил и клише, некоторые из которых мы рекомендуем использовать всем, кто работает с иностранными партнерами или в международных компаниях. Мы предлагаем вашему вниманию несколько полезных фраз, которые украсят вашу деловую переписку. Эти фразы подчеркнут ваш профессионализм и помогут сформировать имидж делового человека. Начн?м!

1.Please find attached

Начнем с классики. Часто приходится прикреплять к письму различные документы или иные файлы. Для того чтобы уведомить получателя о наличии вложения отлично подойдет данная фраза. Ведь слово «Attachment» в переводе означает «вложение». Фразу следует использовать в конце письма.

Приведем пару примеров использования:

  • Please find attached my portfolio.
  • Please find attached copy of the agreement/contract.

2.I have forwarded

Эту фразу можно использовать, если вам необходимо переслать письмо другим получателям. Чтобы уведомить об этом адресата, отлично подойдет фраза «I have forwarded». Например:

  • I have forwarded Anna’s CV to you.
  • I have forwarded John’s email to you.

3.I’ve cc’ed

Человек, непосвященный во все тайны особенностей деловой переписки, может и не понять, что значит это странное сокращение. Но мы-то профессионалы. «I’ve cc’ed» – сокращение, которое расшифровывается, как I have carbon copied. Фраза означает «поставить кого-то в копию для получения писем».

Так что если вам нужно кого-то поставить в известность о том, что вы поставили в копию других получателей – смело используйте эту фразу. К примеру:

  • I’ve cc’ed Sara on this email.
  • I’ve cc’ed Jack and Jimmy on these emails.

Что касается сокращений, которые нельзя использовать в деловой переписке – для этого случая обычно делают исключение.

4.For further details

Данная фраза – проверенный способ вежливо завершить ваше письмо на английском. «For further details», означает «для более подробной информации», «более подробно». Примеры использования:

  • For further details contact me any time.
  • For further details write to our Sales-manager.

Еще одна фраза, которая поможет вам вежливо закончить – «If you have any questions, please do not hesitate to contact me». В переводе это означает «Если у Вас возникли вопросы, смело пишите мне».

5.I look forward to

Фраза «look forward», означает «ждать с нетерпением». Так что если вы с нетерпением ожидаете ответа или какого-то другого действия от адресата, то будет вполне уместно употребить эту фразу. К примеру:

  • I look forward to your answer.
  • I’m looking forward to your reply.

Фразу лучше использовать в конце письма.

При написании письма необходимо быть вежливыми даже когда вам не очень этого хочется. Умение составлять грамотные письма в любой ситуации отражает ваш профессионализм, воспитанность и знание деловой этики. В заключение напомним, что в деловой переписке вы должны показать точность формулировок и безупречную грамотность. Также недопустимо использование сокращений (за редким исключением).

Пишите электронные письма на английском правильно, дорогие друзья! Успехов!

Сопроводительное письмо к документам - это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.

В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.

Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.

Ниже следует обращение к получателю.

Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:

  • Направляем Вам…
  • Высылаем Вам…
  • Представляем Вам…

Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.

Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать . В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

  • Просим подтвердить получение…
  • Просим передать…
  • Просим информировать…
  • Просим возвратить…
  • Просим руководствоваться… и т.п.

Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец).

Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.

Образец сопроводительного письма к документам

Директору
ООО «Стандарт»
Е.С. Кузьмину

27.07.2013 № 23

Уважаемый Евгений Станиславович!

Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.

Приложения:
1) договор в 2 экз. (всего на 6 листах);
2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах).

Директор Дыков С.М. Дыков

Оформление сопроводительного письма к документам осуществляется на фирменном бланке организации.